Achtergrond
Naast de halfjaarlijkse gemeenterapportage wilde de organisatie ook feedback geven aan haar trainers. Voor elke trainer moest een evaluatieoverzicht worden samengesteld.
Al die gegevens staan verspreid in Coachview — cursussen, deelnemers, aanwezigheid en evaluatieformulieren. Ze handmatig bij elkaar zoeken en per trainer in een rapport gieten was bewerkelijk en foutgevoelig, zeker omdat het om honderden datapunten per ronde gaat.
De oplossing
Het volledige proces is geautomatiseerd met een keten van n8n-workflows, aangestuurd vanuit een eigen management dashboard. Met één handeling levert het systeem voor iedere trainer een kant-en-klaar evaluatierapport op.
Rapport per trainer
Voor elke trainer wordt een overzichtelijke spreadsheet samengesteld, met per deelnemer en cursus een regel. Het rapport combineert onder meer het aanwezigheidspercentage, de toekenning van het certificaat, de beoordelingscijfers en een effectmeting die de situatie vóór en ná de training met elkaar vergelijkt. Ook deelnemersreviews en aanmeldredenen komen mee, zodat een trainer in één document een compleet beeld krijgt.
Nachtelijke datasynchronisatie
Het ophalen van alle benodigde gegevens vraagt honderden API-aanroepen. Omdat Coachview tijdens kantooruren beperkingen oplegt, draait de zware data-ophaling automatisch ‘s avonds en ‘s nachts. De aanvraag wordt overdag ingepland en buiten kantoortijd uitgevoerd, zodat de reguliere werking van Coachview nooit wordt gehinderd.
Dashboard met statusbewaking
Vanuit een eigen dashboard wordt een rapportage aangevraagd, en daarna is de voortgang live te volgen: van inplannen en data ophalen tot het genereren van de rapporten. Zodra alles klaar is, kunnen de rapporten met één klik worden gedownload — afzonderlijk of gebundeld in een zip-bestand. Een ingebouwde foutafhandeling bewaakt het proces en grijpt in wanneer een run vastloopt.
Resultaat
Wat eerder een tijdrovende, handmatige klus was, is teruggebracht tot een enkele aanvraag. De organisatie beschikt nu over actuele, consistente evaluatierapporten per trainer, automatisch samengesteld uit de Coachview-data en klaar voor gebruik.
