Achtergrond
Yellow Bike werkt met drie groepen medewerkers: gidsen, garagisten en kantoorpersoneel. Iedereen werkt op wisselende dagen en tijden, gidsen rijden bovendien tours van verschillende duur. Het bijhouden van uren, verzuim en bonussen gebeurde handmatig via een mix van papier en Excel, en aan het eind van de maand kostte het samenstellen van de salarisadministratie en de aanlevering aan de boekhouder veel handwerk.
Het Project
Het systeem draait volledig in Google Sheets, uitgebreid met Google Apps Script. Medewerkers registreren hun uren via een lichtgewicht webapp; de sheet rekent de rest automatisch uit.
Invoer via een webapp
Op een werktablet openen gidsen en garagisten een eenvoudig invoerscherm op hun telefoon. Ze kiezen hun naam, de werkdag en vullen gewerkte uren in. Gidsen geven daarbij ook aan welke tour(s) ze hebben gereden — de tourduur staat centraal in de Settings beheerd, zodat aanpassen van de tariefstructuur op één plek gebeurt.
Elke inzending komt direct in een entrylog terecht, met tijdstip, naam, datum, uren, eventuele extra tijd, tour(s) en opmerkingen.
Verzuim en bonussen
Naast gewerkte uren registreert het systeem ziekmeldingen en bonussen. Bij verzuim wordt op basis van de afgemelde tour(s) automatisch berekend hoeveel uur uitbetaald moet worden, en een checker controleert of de melddatum aan de afspraken voldoet. Bonussen worden in een aparte sheet bijgehouden en verschijnen automatisch in het juiste maandoverzicht.
Maandoverzichten
Voor elke afdeling — Gidsen, Garage en Kantoor — wordt een maandoverzicht samengesteld. Per medewerker rekent de sheet uit: aantal gewerkte dagen, uren, extra tijd, inkomsten uit tours, verzuimuren, betaalde verzuimuren, totaal inkomsten, bruto uurloon, bonus en of het om een ZZP’er gaat. De maand kiezen in één cel en het hele overzicht ververst zich.
Dagelijkse e-mailrapportage
Elke avond stuurt het systeem een overzicht van alle registraties van die dag naar de directie. Zo zijn afwijkingen of vergeten invoer direct zichtbaar, zonder dat iemand de sheet hoeft te openen.
Export voor de boekhouder
Een eigen menu-item in de sheet genereert in één klik een schoon Excel-bestand met de drie maandoverzichten, financieel geformatteerd en zonder formules.
Resultaat
Yellow Bike beheert de urenregistratie van drie afdelingen vanuit één Google Sheet. Medewerkers vullen in een paar tikken hun uren in, de maandoverzichten staan altijd klaar, en de overdracht naar de boekhouder is teruggebracht tot één klik.
